EVALUACIÓN DE PROVEEDORES
“Si no tiene una idea buena, simple y diferenciadora, más vale que tenga un precio excelente"
Jack Trout
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Toda organización debería establecer procesos eficaces y eficientes para identificar las fuentes potenciales de materiales y servicios comprados, para desarrollar proveedores o aliados de negocios existentes, para evaluar su capacidad para suministrar los productos y/o servicios requeridos y, sobre todo, para enfrentar uno de los desafíos más importantes para las empresas: mantener sus procesos bajo control donde intervienen provisiones o servicios de terceros.
IMPORTANCIA DE LOS PROVEEDORES
En el proceso de satisfacer las necesidades de sus clientes, toda organización cuenta con un eslabón clave conformado por el conjunto de proveedores: si ellos fallan en suministrar productos y/o servicios que cumplan con lo requerido (especificaciones técnicas, plazos de entrega, cantidades, etc.) ocasionarán inconvenientes que se verán reflejados en las prestaciones finales al cliente.
Efectivamente, las compras de productos y/o servicios afectan -en mayor o menor medida- la calidad final de la mayoría de organizaciones.
Tal como se ve en la imagen, una organización está ubicada en un entorno al cual pertencen sus proveedores, conformando una cadena de aprovisionamiento que llega hasta el cliente final.
Toda organización requiere de algún producto y/o servicio ajeno para realizar sus actividades, cuya relevancia está ciertamente vinculada con las características de estas actividades: por ejemplo, las compras que realiza un instituto de enseñanza no tienen tanta importancia para la calidad final de sus prestaciones como las que realiza una empresa automotriz que fabrica vehículos a partir de piezas y partes elaboradas por otras compañías.
EVALUACION DE PROVEEDORES - ISO 9001
Con respecto al requisito de ISO 9001:2008 - 7.4 Compras, éste afecta a todas las compras de productos tangibles o servicios, aunque los controles establecidos sobre los proveedores y sus productos deben ser proporcionales a la importancia de sus productos para la calidad final de las prestaciones a los clientes.
De este modo, y volviendo al ejemplo anterior, el procedimiento de gestión de compras para el instituto de enseñanza debería ser sencillo, o incluso ni siquiera documentado. Algo muy diferente sucede en el caso de la empresa automotriz, cuyo proceso de gestión de compras es fundamental para sus actividades.
Para la adecuada gestión de compras es muy importante el proceso de evaluación de proveedores, el cual debería tener en cuenta aspectos tales como:
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Experiencia pertinente
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Desempeño de los proveedores en relación con los competidores
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Requisitos de calidad del producto, precio, entrega y repuesta a los problemas
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Capacidad potencial para proporcionar los productos requeridos, en las condiciones requeridas
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Evaluación financiera para asegurar la viabilidad del proveedor durante todo el período de suministro
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Respuesta del proveedor a consultas, solicitudes de presupuestos y de ofertas
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Cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios pertinentes
También, la dirección de la empresa debería considerar las acciones necesarias para mantener el adecuado desempeño de la organización para satisfacer a las partes interesadas en el caso de que falle el proveedor.
EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO DE PROVEEDORES
Al momento de establecer un método para la evaluación de proveedores, resulta conveniente que además de considerar los aspectos mencionados anteriormente, se definan determinados criterios que favorezcan una evaluación adecuada del desempeño de los proveedores.
Ejemplo de tales criterios son:
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Análisis de los Plazos de Entregas: se verifica si el producto o servicio comprado está disponible en el momento acordado, ni antes ni después.
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Cumplimiento de estandard de especificaciones técnicas: se comprueba si el producto o servicio comprado alcanza el estandard exigido.
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Calidad del Servicio que presta: se analiza si la gestión del proveedor ocasiona o no inconvenientes, cómo responde a reclamos o solicitudes, etc.
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Confiabilidad: demostración de que lo suministrado es confiable repetitivamente.
Además, las actividades de evaluación de los proveedores se deben llevar a cabo en forma continua, partiendo de una evaluación inicial y continuando con re-evaluaciones periódicas, para garantizar que éstos continuan cumpliendo con los requisitos establecidos y que mejoran de acuerdo con las expectativas de la organización.
También resulta bastante conveniente integrar el sistema de evaluación de proveedores con el propio sistema de mejora continua de la organización, en virtud de que la obtención y el tratamiento de información relativa a los proveedores es una parte más del sistema que permitir mejorar la performance general de una empresa.
BENEFICIOS DE LA EVALUACIÓN DE PROVEEDORES
Como ya se ha comentado, resulta de gran importancia el proceso de compras para la calidad global de una organización, en especial si los productos comprados se incorporan en el producto proporcionado al cliente.
Al respecto, conviene recordar uno de los 8 principios que fundamentan el modelo ISO 9001:2008, aquel que alude a las “relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor”. Así, toda organización debería aspirar a fortalecer las relaciones con sus proveedores, haciendo fuerte toda la cadena de suministro.
En el marco de este principio se encuentran las actividades destinadas a la evaluación de los proveedores, un proceso que llevado a cabo de manera eficaz permite obtener benificios tales como:
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Reducir costos, mediante la disminución de los niveles de stocks de seguridad, de rechazos y desperdicios, etc.
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Contar con una base de proveedores calificados para respaldar sólidamente las decisiones de compra o contratación.
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Evitar que proveedores no calificados participen en la cadena de producción y en el camino crítico de las prestaciones a los clientes.
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Asegurar que los proveedores cuentan con los recursos necesarios para garantizar entregas de acuerdo a los requerimientos establecidos.
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Contar con herramientas de desarrollo de proveedores que no alcanzan la calificación requerida.
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Fidelización de clientes en base a la permanente calidad.
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Evitar riesgos de deterioro de la marca por fallas evitables de los proveedores.
Bibliografía:
- ISO 9004:2000 "Sistemas de gestión de la calidad — Directrices para la mejora del desempeño"
- ISO 9000:2005 "Sistemas de gestión de la calidad — Fundamentos y vocabulario"
- ISO 9001:2008 "Sistemas de gestión de la calidad — Requisitos"
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