LOS SISTEMAS DE GESTIÓN Y EL CAMBIO EN LAS EMPRESAS

Todos piensan en cambiar al mundo, pero nadie piensa en cambiarse a sí mismo

Cambio organizacionalLeón Tolstoi

 

 

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El éxito para implementar un sistema de gestión, sea éste de calidad, medio ambiente, salud y seguridad ocupacional, inocuidad alimentaria, etc., requiere considerar al proyecto como un cambio que afectará especialmente la cultura de la empresa. Este proceso de cambio debe entenderse como una intervención decidida de la Dirección a fin de generar nuevos conceptos para los patrones de funcionamiento de la organización.

Razones para el cambio

Es frecuente encontrar que los intentos de muchas empresas para implantar sistemas de gestión de aspectos tales como calidad (ISO 9000), medio ambiente (ISO 14000), salud y seguridad ocupacional (OHSAS 18000), o inocuidad alimentaria (ISO 22000) salen mal. Por lo general, esto se debe a que la empresa no tiene lo suficientemente en cuenta el hecho de que estos proyectos implican un cambio para la organización, especialmente desde el punto de vista cultural.

Efectivamente, los objetivos que se propone una organización involucrada en un proyecto de esta naturaleza, como obtener una ventaja competitiva, diferenciarse de la competencia, demostrar su preocupación por la calidad, el medio ambiente, la inocuidad de los alimentos, o la salud y seguridad de sus empleados, sólo podrán alcanzarse si logra cambiarse a sí misma.

cambio organizacional - cambio en las empresas

La miopía respecto de esta situación implica perder de vista también los aspectos fundamentales que están presentes en todo proceso de cambio, ya que no se trata sólo de modificar el organigrama o de comunicar la nueva visión de la dirección.

Este proceso consiste en crear una nueva realidad organizacional al modificar su esencia, y no simplemente aplicar un maquillaje. Este proceso de cambio debe entenderse como una intervención decidida de la Dirección de la empresa orientada a crear y desarrollar nuevas ideas, como un esfuerzo deliberado para mejorar el sistema, que permita generar nuevas posibilidades de acción, sobre la base de nuevos conceptos para los patrones de funcionamiento de la organización.

Entonces, resulta comprensible que la habilidad clave para una implementación exitosa sea la de gestionar el cambio. Por su parte, la gestión del cambio requiere sobre todo:

  • Definir la necesidad del cambio: todo el personal de la organización debe conocer y comprender las razones por las cuales se debe llevar adelante el cambio.

  • Obtener el respaldo suficiente: el proyecto debe contar con líderes que lleven adelante las iniciativas más adecuados y que desde el principio dejen claro el respaldo al proyecto, integrándolo en las actividades habituales de todos.

  • Desarrollar una adecuada estrategia de comunicación: informar una visión global del proyecto, sus características, metodologías, cronogramas, hitos a conseguir, etc .

implementar ISO 9000

 

Etapas del cambio organizacional – El cubo de hielo

Considerando un modelo que pone énfasis en el modo en que las organizaciones ven y responden al cambio, éste requiere cambiar comportamientos colectivos, al nivel de grupos, lo que conforma un proceso complejo y que demanda suficiente tiempo para su consolidación.

De acuerdo a las teorías tradicionales enunciadas en la década de 1950 por Kurt Lewin, y siguiendo su metáfora ejemplificadora, si alguien desea convertir un cubo de hielo en un cilindro de hielo tiene, al menos, dos posibilidades: tallar las aristas del cubo (con lo que desperdicia hielo y el cilindro nunca llega a ser perfecto) o descongelar el cubo, introducir el agua en un molde cilíndrico y volver a congelar (el nuevo hielo es mayor que el conseguido por el primer método y tiene una mejor forma).

etapas del cambio - el cubo de hielo - Lewin

Análogamente con el proceso de cambio en las organizaciones, pueden identificarse 3 etapas:

  • Descongelamiento
  • Nuevo comportamiento
  • Nuevo congelamiento

Durante el Descongelamiento se debe motivar y preparar a los individuos o grupos para cambiar, haciéndoles ver la necesidad de tal cosa, mediante la toma de conciencia de la existencia de una oportunidad, una necesidad o un problema en la organización, que produce una percepción de que es necesario hacer algo, fomentando un esfuerzo orientado a debilitar y romper las fuerzas que actúan de forma tradicional en la organización.

Esta etapa puede tener lugar de forma natural, debido al desarrollo de la organización o puede ser fruto de una decisión consciente y meditada para progresar en una determinada dirección.

El Nuevo comportamiento es la etapa durante la cual se lleva a cabo la incorporación de las innovaciones necesarias en los procedimientos, las relaciones y la tecnología, implica el aprendizaje de los nuevos comportamientos, y produce confianza en el cambio, de acuerdo al mayor conocimiento que se tiene de las circunstancias y los resultados que se obtienen. Se han adoptado medidas de cambio y se han aceptado las transformaciones observadas.

El Nuevo congelamiento se produce cuando todos los que están relacionados con la situación de cambio aceptan las innovaciones que se han producido y demuestran nuevas actitudes y comportamientos que se constituyen como verdaderos hábitos de trabajo renovados.

La aceptación definitiva se demuestra cuando todos los trabajadores realizan la tarea (o utilizan la tecnología o se mueven en un entorno físico) introduciendo el cambio en sus procesos habituales: el nuevo comportamiento pasa a ser parte de la personalidad del individuo o de los grupos.

Para consolidar esta etapa se requieren acciones de refuerzo, por lo que resulta clave que la organización realice una adecuada gestión de sus RRHH (Competencia, toma de conciencia y formación), y lleve a cabo además auditorías internas. .

Fuerzas de Lewin

kurt Lewin hace referencia a que en el proceso de cambio, la estabilidad del sistema está mantenida mediante la intervención en ella de ciertas fuerzas cuyo equilibrio asegura la permanencia de la estructura del sistema. Estas fuerzas pueden ser impulsoras (positivas), factores que ayudan a las personas a moverse en la dirección del cambio o limitantes (negativas), que por el contrario, incrementan la persistencia en el estado actual o la resistencia al cambio.

Fuerzas de Lewin

Se deben identificar estas fuerzas, con el objeto de aumentar las fuerzas positivas y disminuir las negativas (eliminarlas o cambiarlas de dirección).

Lewin - Fuerzas impulsoras y limitantes

 

Factores clave del éxito

Ante la situación planteada, pueden considerarse como factores clave de éxito para la gestión del cambio a las siguientes iniciativas:

  • Convencimiento de la Dirección y creencia en el cambio.
  • Transmisión de la visión y objetivos perseguidos.
  • Compromiso y cooperación por parte de todo el personal para el logro del los objetivos propuestos.
  • Alineamiento de los objetivos de las personas con los de la organización.
  • Administración adecuada de la información.

 

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