AUDITORÍA INTERNA: HERRAMIENTA PARA LA PRODUCTIVIDAD Y LA MEJORA
“Podemos juzgar nuestro progreso por el coraje de nuestras preguntas y la profundidad de nuestras respuestas, por nuestro deseo de aceptar lo que es verdad, y no sólo lo que nos hace sentir bien”
Carl Sagan
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Sorprende comprobar lo habitual que resulta encontrar graves falencias que afectan al proceso de auditoría interna en las empresas: las auditorías se realizan, pero no alcanzan a ser una herramienta gerencial útil para el logro de los objetivos, ni permiten verificar que los elementos que componen el Sistema de Gestión sean efectivos, así como tampoco aportan mejoras en el desempeño de la organización. Ante esta situación, es conveniente considerar las ventajas de la tercerización en las labores de auditoría interna mediante un servicio profesional que aporte valor a este importante proceso.
Auditoría interna
Una auditoría constituye un proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría.
La definición incluída en la norma ISO 9000:2005, permite comprender la importancia del proceso de auditoría, ya que busca obtener información pertinente y verificable acerca de cómo en la organización se cumple con un conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia.
La necesidad de la auditoría interna se manifiesta en una empresa a medida que ésta aumenta su volumen de operaciones, su extensión geográfica, o su complejidad y hace imposible el control directo de las operaciones por parte de la dirección.
Entonces, la auditoría interna es una indispensable ayuda para la dirección en el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades, proporcionándole análisis objetivos, evaluaciones, recomendaciones y todo tipo de comentarios pertinentes sobre las operaciones examinadas.
Así, pueden mencionarse algunos de los más destacados beneficios del proceso de auditoría interna:
- Ayuda a implementar, mantener y mejorar un sistema de gestión.
- Facilita una ayuda primordial a la dirección al evaluar de forma relativamente independiente los sistemas de organización y de administración.
- Evalúa de forma global y objetiva los problemas de la empresa, que generalmente suelen ser interpretados de una manera parcial por las áreas afectadas.
- Permite conocer y mejorar la productividad en la organización.
- Contribuye eficazmente a evitar las actividades rutinarias y la inercia burocrática que generalmente se desarrollan en las grandes empresas.
- Fomenta la eliminación de ideas preconcebidas e información sesgada.
- Promueve la comunicación entre los diferentes niveles dentro de la organización.
Requisitos y principios del proceso de auditoría interna
A fin de que una organización pueda obtener los beneficios mencionados con anterioridad, resulta conveniente que atienda y presente una adecuada respuesta a ciertos requisitos necesarios para que el proceso de auditoría interna resulte eficaz:
- Las revisiones han de ser efectuadas por personas que posean conocimientos técnicos adecuados y capacitación como auditores.
- El auditor debe mantener una actitud mental independiente.
- Tanto en la realización del examen como en la preparación del informe debe mantenerse el debido rigor profesional.
- El trabajo debe planificarse adecuadamente ejerciéndose la debida supervisión por parte del auditor de mayor experiencia (auditor líder).
- Debe obtenerse suficiente información (mediante inspección, observación, investigación, entrevistas y confirmaciones) como fundamento del trabajo.
Además de los requisitos necesarios, la auditoría depende de ciertos principios para que resulte una herramienta eficiente y fiable en apoyo de las políticas y los controles de gestión destinados a mejorar el desempeño del sistema.
Los principios referidos a los auditores son:
- Conducta ética – el fundamento de la profesionalidad: Confianza, integridad, confidencialidad y discreción son esenciales en la auditoría.
- Presentación ecuánime – la obligación de informar con veracidad y exactitud: Los hallazgos, conclusiones e informes de la auditoría reflejan sinceramente y con exactitud sus actividades, y se deben informar además los obstáculos y las opiniones divergentes.
- Debido cuidado profesional– la aplicación de diligencia y juicio al auditar: es ineludible que los auditores posean la competencia y experiencia necesarias.
En cuanto a la propia auditoría, sus principios son:
- Independencia – la base para la imparcialidad y la objetividad de las conclusiones de la auditoría: Auditores independientes de la actividad auditada y libres de sesgo y/o conflicto de intereses garantizan la objetividad necesaria a lo largo del proceso para que los hallazgos y las conclusiones estén basados sólo en la evidencia.
- Enfoque basado en la Evidencia – método racional para alcanzar conclusiones fiables y reproducibles. La evidencia en la auditoría es verificable, basada en muestras de la información disponible.
La auditoría en la mejora continua
Al considerar el ciclo PDCA, el proceso de auditoría interna coincide con la etapa “C - Check - Verificar” de este ciclo, verificando los resultados de las actividades realizadas y, si cumple con los requisitos y principios antes expuestos, significando para la organización un verdadero asesoramiento con el objetivo de proteger y mejorar el funcionamiento de la misma.
Así, luego de la definición y establecimiento de Objetivos, Metas, Métodos y Recursos previstos para la etapa “P – Plan – Planificar”, y de la ejecución de las actividades según la planificación en la siguiente fase “D – Do – Ejecutar”, continua la etapa de Verificar los Resultados, y un proceso eficaz de auditoría interna que determine en qué grado la organización cumple con un conjunto de políticas, procedimientos o requisitos establecidos por la dirección será una formidable ayuda para definir las correcciones, y las acciones de prevención y mejora previstas para etapa “A – Act – Actuar”.
La mejora continua en la auditoría puede apreciarse mejor con una visión de la empresa desde un enfoque sistémico, de tal manera de ubicar al proceso de auditoría como un componente más de dicho sistema, encargado de proteger su buen funcionamiento a los efectos de su supervivencia y el logro de las metas propuestas.
En este sentido, el proceso de auditoría no puede ignorar la exigencia de lograr cada día mejores niveles tanto en calidad de productos y servicios, como en costos, productividad y plazos.
Esta mejora se apreciará decididamente en la última línea del Cuadro de Resultados, en donde se refleja qué tan bien ha operado la empresa.
Tercerización
Dado el alto grado de competencia actual en los mercados resulta fundamental poder realizar las auditorías internas de la mejor manera posible y con el mejor uso de los recursos, sobre todo considerando que estas actividades no poseen valor agregado para el cliente externo.
Para ello deben concentrarse la utilización de los recursos de la forma más eficiente posible y mejorando de manera continua los niveles de performance. Los controles deben centrarse en cuestiones o elementos significativos y que tengan un creciente impacto en la organización.
Por todo lo expuesto hasta aquí, toda organización puede considerar como una forma segura de realizar auditorías que cumplan con todos los requisitos y principios ya mencionados, con mayores niveles de productividad, mejores niveles de calidad y con menores costos, la contratación de servicios tercerizados de auditoría interna.
De este modo se obtienen las siguientes ventajas:
- Se evitan costos fijos (sueldos, espacio físico, computadoras, gastos de teléfono, etc.).
- Facilidad para cambiar de proveedor si los servicios no son adecuados.
- Auditorías realizadas por auditores con mayor nivel de experiencia.
- La capacitación de los auditores no corre por cuenta de la empresa sino por parte del ente prestador del servicio.
- Posibilidad de recibir servicios con alto nivel de especialización, pues el ente prestador del servicio puede contar con especialistas para auditar sistemas de gestión de la calidad, gestión ambiental, de salud y seguridad ocupacional, de inocuidad y seguridad alimentaria, de buenas prácticas de manufactura, etc.
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